Circleback und Fireflies.ai nehmen Meetings auf, transkribieren sie und erstellen Zusammenfassungen und Aufgaben. Beide haben einen kostenlosen Tarif, unterscheiden sich aber bei Aufnahme, Automationen und beim AV-Vertrag. Hier der direkte Vergleich.
Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick
| Merkmal | Circleback | Fireflies.ai |
|---|---|---|
| Hersteller | Circleback AI, Inc. | Fireflies Inc. |
| Einsatzzweck | KI-Meeting-Notizen mit Automationen, auch ohne Bot | KI-Notetaker mit durchsuchbarer Gesprächsbibliothek |
| Preis | Free 0 $ / Pro 15 $ / Business 25 $ / Enterprise 35 $ pro Nutzer und Monat (jährlich) | Kostenlos / Pro $18 / Business $29 pro Nutzer und Monat (jährlich $10 / $19) |
| Kostenlos nutzbar | Ja, unbegrenzte Meetings | Ja |
| Bewertung | 4,4 von 5 | 4,5 von 5 |
| Datenschutz | Teilweise konform | Teilweise konform |
| Serverstandort | USA | USA; EU-Speicherung nur im Enterprise-Tarif |
| AV-Vertrag | Ja, für alle Kunden und Tarife | Ja, für Business und Enterprise |
Die beiden Tools im Kurzprofil
Circleback
Circleback erstellt aus Online- und Präsenzmeetings strukturierte Notizen und Aufgaben und gibt sie automatisch an CRM- und Projekttools weiter. Aufgenommen wird per Bot oder botlos über die Desktop-App.
Dafür spricht:
- Kostenloser Tarif mit unbegrenzten Meetings
- Botlose Aufnahme per Desktop-App, auch Präsenzmeetings
- Umfangreiche Automationen sowie API, MCP und CLI
- AV-Vertrag für alle Tarife, kein Training mit Kundendaten
Das solltest du wissen:
- Datenspeicherung nur in den USA
- Transfer stützt sich im AV-Vertrag allein auf das Data Privacy Framework
- Liste der Unterauftragsverarbeiter nur auf Anfrage
- Keine deutschsprachige Oberfläche dokumentiert
Circleback beim Anbieter ansehen*
Fireflies.ai
Fireflies.ai nimmt per Bot an Meetings teil, transkribiert und fasst zusammen. Alle Gespräche landen in einer durchsuchbaren Bibliothek, dazu kommen CRM-Integrationen und Gesprächsanalysen.
Dafür spricht:
- Automatische Meeting-Teilnahme
- Durchsuchbare Gesprächsbibliothek
- CRM-Integrationen
- Übermittlung über DPF und zusätzlich Standardvertragsklauseln
Das solltest du wissen:
- US-Server, EU-Speicherung nur im Enterprise-Tarif
- AV-Vertrag erst ab Business
- Deutsch-Erkennung ausbaufähig
- Bot im Meeting sichtbar
Datenschutz: der Unterschied, der in Deutschland zählt
Beide Tools sind im Verzeichnis gleich eingestuft: Teilweise konform. Beide verarbeiten in den USA und schließen das Training generativer KI mit deinen Meetinginhalten aus. Der wichtigste Unterschied liegt beim AV-Vertrag: Bei Circleback gilt er automatisch für alle Kunden und Tarife, auch im Gratis-Tarif. Bei Fireflies.ai gibt es ihn erst ab Business.
Fireflies.ai sichert die Übermittlung neben dem Data Privacy Framework zusätzlich über Standardvertragsklauseln ab und bietet im Enterprise-Tarif EU-Speicherung. Circleback stützt den Transfer im AV-Vertrag allein auf das Data Privacy Framework. Bei beiden solltest du die Teilnehmenden vorab über die Aufnahme informieren.
Die vollständigen Prüfergebnisse mit Quellen stehen auf den Toolseiten von Circleback und Fireflies.ai (Methode: so bewerten wir).
Welches Tool passt zu dir?
| Wenn dir das wichtig ist | Dann nimm |
|---|---|
| AV-Vertrag schon im kleinen Tarif | Circleback |
| Aufnahme ohne sichtbaren Bot | Circleback |
| Meeting-Ergebnisse automatisch ins CRM | Circleback |
| Durchsuchbare Gesprächsbibliothek | Fireflies.ai |
| EU-Speicherung im Enterprise-Tarif | Fireflies.ai |
Häufige Fragen
Was kosten Circleback und Fireflies.ai?
Circleback: Free 0 $ / Pro 15 $ / Business 25 $ / Enterprise 35 $ pro Nutzer und Monat (jährlich). Fireflies.ai: Kostenlos / Pro $18 / Business $29 pro Nutzer und Monat (jährlich $10 / $19). Maßgeblich sind die aktuellen Preise der Anbieter.
Sind Circleback und Fireflies.ai DSGVO-konform?
Beide Tools sind im Verzeichnis gleich eingestuft: Teilweise konform. Beide speichern in den USA und trainieren nicht mit deinen Meetinginhalten. Circleback bietet den AV-Vertrag für alle Tarife, Fireflies.ai erst ab Business.
Kann ich Circleback und Fireflies.ai kostenlos testen?
Circleback: Ja, unbegrenzte Meetings. Fireflies.ai: Ja.
Funktionieren beide mit deutschsprachigen Meetings?
Circleback transkribiert Deutsch und gibt Notizen in einer wählbaren Sprache aus. Bei Fireflies.ai ist die Deutsch-Erkennung laut unserer Bewertung noch ausbaufähig.
Fazit
Für kleine Teams und Selbstständige in Deutschland ist Circleback die bessere Wahl: AV-Vertrag schon im Gratis-Tarif, botlose Aufnahme und starke Automationen. Fireflies.ai punktet mit seiner Gesprächsbibliothek und bietet größeren Unternehmen im Enterprise-Tarif EU-Speicherung. Beide sind mit der Einstufung Gelb nutzbar, wenn du Teilnehmende informierst.
Stand: Oktober 2026. Preise, Funktionen und Einstufungen stammen aus dem alleKI-Verzeichnis und können sich ändern. Mit * markierte Links sind Affiliate-Links: Kommt darüber ein Kauf zustande, erhält alleKI eine Provision; die Bewertung bleibt davon unbeeinflusst.