Kurz gesagt: Circleback ist ein KI-Meeting-Assistent, der Online- und Präsenzbesprechungen transkribiert und daraus Notizen, Aufgaben und Automationen erstellt. Datenschutzrechtlich ist der Einsatz mit AVV möglich, die Daten liegen aber ausschließlich in den USA und der Transfer stützt sich im Kern auf das EU-US Data Privacy Framework. Stand: Oktober 2026.
Was ist Circleback?
Circleback nimmt Meetings in Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Webex, Slack Huddles und GoTo auf, entweder über einen Bot oder über die Desktop-App für macOS und Windows ohne Bot. Auch Präsenzgespräche lassen sich per Desktop- oder Mobile-App erfassen, bestehende Audio- und Videodateien können importiert werden. Aus der Aufnahme erstellt Circleback ein Transkript mit Sprecherzuordnung, strukturierte Notizen und Aufgabenlisten.
Ein Schwerpunkt liegt auf Automationen: Ergebnisse lassen sich nach dem Meeting an CRM- und Projekttools wie HubSpot, Salesforce, Attio, Notion, Linear oder Asana übergeben, dazu kommen Zapier, Make, Webhooks, API, MCP und CLI. Mit „Ask Circleback“ lassen sich Fragen über alle gespeicherten Meetings stellen. Zielgruppe sind Vertriebs-, Customer-Success-, Recruiting- und Produktteams sowie Einzelpersonen mit vielen Terminen.
Circleback Preise 2026
| Tarif | Preis | Enthalten |
|---|---|---|
| Free | 0 $ | Unbegrenzte Meetings, KI-Notizen, Transkripte, begrenzte Automationen, API/MCP/CLI, 30 Tage Meeting- und Aufnahmeverlauf |
| Pro | 15 $ pro Nutzer/Monat (jährlich), 18 $ monatlich | Unbegrenzter Meeting-Verlauf, 1 Jahr Aufnahmespeicher, Automationen mit allen Integrationen, eigene KI-Auswertungen |
| Business | 25 $ pro Nutzer/Monat (jährlich), 29 $ monatlich | Admin-Rollen, unbegrenzt kostenlose Betrachter, eigene Aufbewahrungsfristen, erzwingbare Einstellungen, 2 Jahre Aufnahmespeicher |
| Enterprise | ab 35 $ pro Nutzer/Monat (nur jährlich, Mengenrabatt) | SSO (SAML/OIDC), SCIM, Rechnungskauf, unbegrenzter Aufnahmespeicher, Priority-Support, HIPAA/BAA |
Preise in US-Dollar zzgl. Steuern; Enterprise wird nur jährlich abgerechnet und ab 51 Nutzern gestaffelt günstiger, für Non-Profits gibt es 30 % und für Studierende 50 % Rabatt. Aktuelle Preise: Preisseite von Circleback.
Funktionen
- Meeting-Aufnahme: Bot für Zoom, Meet, Teams, Webex und weitere Plattformen oder botlose Aufnahme per Desktop-App.
- Präsenzmeetings: Aufnahme von Gesprächen vor Ort über Desktop- und Mobile-App sowie Import vorhandener Aufnahmen.
- Notizen und Aufgaben: Strukturierte Zusammenfassungen, Transkript mit Sprecherzuordnung und zugewiesene Action Items.
- Ask Circleback: Fragen und Suche über alle gespeicherten Meetings hinweg.
- Automationen: Übergabe von Meeting-Ergebnissen an HubSpot, Salesforce, Attio, Notion, Linear, Asana, Slack, Zapier oder Make.
- Entwicklerzugang: API, MCP-Server, CLI und Webhooks bereits im Free-Tarif.
- Datenaufbewahrung: Frei einstellbare Löschfristen auf Workspace-Ebene ab dem Business-Tarif.
Circleback transkribiert über 100 Sprachen einschließlich Deutsch und kann Notizen in einer wählbaren Sprache ausgeben; eine deutschsprachige Benutzeroberfläche nennt der Hersteller nicht.
Ist Circleback DSGVO-konform?
Ergebnis unserer sechs Prüfpunkte (Stand: Oktober 2026):
| Prüfpunkt | Ergebnis | Quelle |
|---|---|---|
| Anbietersitz | Circleback AI, Inc., USA; die Verträge unterliegen dem Recht von Delaware, eine Anschrift nennt der Hersteller nicht. | Nutzungsbedingungen |
| Speicherort | Daten werden in den USA gespeichert und verarbeitet; eine EU-Region ist nicht wählbar. | Trust Center |
| AV-Vertrag | Öffentlicher AVV unter circleback.ai/dpa, gilt automatisch für alle Kunden und Tarife. | AV-Vertrag (DPA) |
| Drittlandtransfer | Der AVV stützt Transfers auf die DPF-Zertifizierung; Standardvertragsklauseln nennt nur die Datenschutzerklärung allgemein. | AV-Vertrag (DPA) |
| KI-Training | Laut Hersteller werden Kundendaten nicht zum Training genutzt; auch Unterauftragnehmern ist Training vertraglich untersagt. | Trust Center |
| Nachweise | SOC 2 Type II und Pentest Q3 2026; Unterauftragsverarbeiter-Liste nur auf Anfrage, Löschfristen ab Business einstellbar. | Trust Center |
Unsere Einstufung: Gelb. US-Anbieter mit öffentlichem AVV, SOC 2 Type II und ausdrücklichem Verzicht auf KI-Training mit Kundendaten. Die Daten liegen aber nur in den USA, und der Transfer beruht im AVV allein auf dem EU-US Data Privacy Framework.
Vorteile
- Dauerhaft kostenloser Tarif mit unbegrenzten Meetings
- Botlose Aufnahme per Desktop-App und Präsenzmeetings möglich
- Umfangreiche Automationen sowie API, MCP und CLI
- Ausdrückliche Zusage, Kundendaten nicht für KI-Training zu nutzen
- Öffentlicher AVV für alle Kunden und SOC 2 Type II
Nachteile
- Datenspeicherung nur in den USA, keine EU-Region wählbar
- Drittlandtransfer stützt sich im AVV allein auf das EU-US Data Privacy Framework
- Unterauftragsverarbeiter-Liste nur auf Anfrage
- Eigene Löschfristen erst ab dem Business-Tarif
- Keine deutschsprachige Oberfläche dokumentiert
Alternativen zu Circleback
- Fireflies.ai – Meeting-Assistent mit vielen Integrationen und Gratis-Tarif, ebenfalls mit US-Hosting
- tl;dv – Datenhaltung in der EU, im Verzeichnis grün eingestuft
- Otter.ai – Bekannter Transkriptionsdienst, stark bei englischsprachigen Meetings
- Fathom – Für Einzelnutzer kostenlos mit unbegrenzten Aufnahmen
Fazit
Circleback eignet sich für Teams, die Meeting-Notizen nicht nur ablegen, sondern automatisch in CRM, Projektmanagement oder eigene Workflows weitergeben wollen. Für Unternehmen in der EU ist der Einsatz möglich, weil ein AVV gilt und Kundendaten laut Hersteller nicht zum Training genutzt werden. Da die Daten ausschließlich in den USA liegen und der Transfer allein auf dem Data Privacy Framework beruht, sollten Unternehmen eine Transfer-Folgenabschätzung dokumentieren und Teilnehmende vorab über die Aufnahme informieren. Wer Löschfristen selbst festlegen will, benötigt mindestens den Business-Tarif.
Häufige Fragen
Ist Circleback DSGVO-konform?
Teilweise. Circleback stellt einen öffentlichen AVV bereit, nutzt Kundendaten nicht für KI-Training und ist nach SOC 2 Type II geprüft. Die Daten werden jedoch nur in den USA gespeichert, und der Transfer stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework.
Was kostet Circleback?
Es gibt einen kostenlosen Tarif. Pro kostet 15 $, Business 25 $ und Enterprise ab 35 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung; monatlich sind Pro für 18 $ und Business für 29 $ erhältlich.
Funktioniert Circleback mit deutschsprachigen Meetings?
Ja. Circleback erkennt die überwiegend gesprochene Sprache automatisch und transkribiert unter anderem Deutsch. Die Sprache der Notizen lässt sich in den Einstellungen festlegen.
Braucht Circleback einen Bot im Meeting?
Nein, nicht zwingend. Neben dem Meeting-Bot gibt es eine Desktop-App für macOS und Windows, die ohne Bot aufnimmt, sowie eine Mobile-App für Präsenzgespräche.
* Dies ist ein Affiliate-Link. Die Bewertung bleibt davon unbeeinflusst.
Mehr zu Circleback
Vergleiche mit Circleback
Wie diese Einstufung entsteht: So bewerten wir KI-Tools.