Welche KI-Tools für Zusammenarbeit, Projektplanung, Automatisierung und Wissensmanagement lohnen sich, und welche lassen sich im Team datenschutzkonform einsetzen? Diese Liste ordnet Tools für Produktivität nach Bewertung und DSGVO-Ampel aus unserer Sechs-Punkte-Prüfung. Stand: 26. Oktober 2026.
Kurzfazit: Vier der 29 geprüften Tools haben eine grüne Ampel: Miro, Make, n8n und Pitch. Sie bieten EU-Hosting und einen AV-Vertrag. Die meisten Tools (21) stehen auf Gelb, meist wegen Hosting in den USA oder einer Trainings-Voreinstellung in einzelnen Tarifen. Vier Tools stehen auf Rot: Fabric, Bardeen, Durable und Taskade.
| Platz | Tool | Bewertung | DSGVO-Ampel | AVV | Hosting | Preis |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Miro | 4,6 / 5 | Grün – konform | Ja | EU (Frankfurt) | Kostenlos / ab $10/Mo |
| 2 | Make | 4,5 / 5 | Grün – konform | Ja | EU (AWS Irland; Frankfurt für Enterprise) | Kostenlos (1.000 Credits) / Core $12 / Pro $21 … |
| 3 | n8n | 4,5 / 5 | Grün – konform | Ja | Deutschland (Self-Host möglich) | Kostenlos (Self-Hosting) / Starter 24 € / Pro 6… |
| 4 | Pitch | 4,4 / 5 | Grün – konform | Ja | EU (Irland, AWS) | Kostenlos / Plus 15 EUR/Monat / Team 20 EUR/Mon… |
| 5 | Figma AI | 4,7 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | USA (DPF) | Kostenlos / Professional $16 / Organization $55… |
| 6 | Notion | 4,7 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | USA (EU-Option verfügbar) | Kostenlos / ab $10/Mo |
| 7 | Sprachtaste | 4,2 / 5 | Grün – konform | Ja | Deutschland (IONOS), Spracherkennung EU (Mistral) | 14 Tage kostenlos ohne Zahlungsdaten, danach Pr… |
| 8 | Airtable AI | 4,5 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | USA (DPF) | Kostenlos / Team $24 / Business $54 pro Nutzer … |
| 9 | Asana AI | 4,5 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | USA (DPF) | Kostenlos / Starter $13,49 / Advanced $30,49 pr… |
| 10 | ClickUp | 4,5 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | USA; EU-Region (Irland) nur für Enterprise | Kostenlos / Unlimited $10 / Business $19 pro Nu… |
| 11 | Fireflies.ai | 4,5 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | USA (DPF) | Kostenlos / Pro $18 / Business $29 pro Nutzer u… |
| 12 | Monday.com | 4,5 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | Wählbar: USA, EU (Deutschland), Australien | Kostenlos / Basic $12 / Standard $14 / Pro $24 … |
| 13 | Superhuman | 4,5 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | USA (DPF) | Kein Gratis-Plan für Mail |
| 14 | Webflow AI | 4,5 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | USA (AWS/Fastly, DPF) | Kostenlos / Basic $15 / Premium $25 pro Monat (… |
| 15 | Zapier | 4,5 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | USA (DPF-zertifiziert) | Kostenlos / ab $19,99/Mo |
| 16 | Company Chat | 4,0 / 5 | Grün – konform | Ja | Deutschland (Frankfurt), KI in der EU | Kostenlos testen |
| 17 | Gamma | 4,4 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | USA | Kostenlos (400 Credits) / Plus $12 / Pro $25 pr… |
| 18 | Otter.ai | 4,4 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | USA (DPF) | Kostenlos / Pro $16,99 / Business $30 pro Monat |
| 19 | Reclaim AI | 4,4 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | USA | Kostenlos (Lite) / Starter $12 / Business $18 p… |
| 20 | Superwhisper | 4,4 / 5 | Gelb – teilweise konform | Nein | Lokal auf dem Gerät möglich; Cloud-Modelle USA | Free: 0 $ (lokale Whisper-Modelle) |
| 21 | Typeform | 4,4 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | EU (Spanien / Frankfurt) | Kostenlos / Plus 49 EUR/Monat / Business 84 EUR… |
| 22 | Beautiful.ai | 4,3 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | USA | Ab $12/Monat |
| 23 | Hostinger AI | 4,3 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | EU (Litauen / Niederlande) | Ab $2,99/Mo |
| 24 | Nosto | 4,3 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | AWS USA und Australien | Auf Anfrage (Enterprise) |
| 25 | Wix AI | 4,3 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | USA (AWS) und Irland (Google), keine wählbare EU-Region | Kostenlos / Light $17 / Core $29 / Business $39… |
| 26 | 10Web | 4,2 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | EU-Rechenzentrum für Websites wählbar, Backend und KI in den USA | Personal $14 / Premium $35 pro Monat (jährlich … |
| 27 | Adobe Firefly | 4,2 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | USA / EU verfügbar | Standard $9,99 / Pro $19,99 / Pro Plus $49,99 p… |
| 28 | Mein-JobPilot | 4,2 / 5 | Gelb – teilweise konform | Nein | Hosting Deutschland (IONOS), KI über Anthropic Ireland, Verarbeitung auch in den USA | Prepaid-Token ohne Abo: Starterpaket gratis (3 … |
| 29 | Shopify Magic | 4,2 / 5 | Gelb – teilweise konform | Ja | USA/Kanada, keine EU-Region | Ohne Aufpreis in jedem Shopify-Tarif – Basic ab… |
| 30 | Bardeen | 4,3 / 5 | Rot – kritisch | Nein | USA | Kostenlos (begrenzt) / Basic $10 / Business $15… |
| 31 | Taskade | 4,2 / 5 | Rot – kritisch | Nein | USA | Kostenlos (1 Nutzer) / Pro $10 (10 Nutzer) / Bu… |
| 32 | Durable | 4,1 / 5 | Rot – kritisch | Nein | USA / Kanada | Launch $25 / Business $49 pro Monat (jährlich $… |
| 33 | BewerbungGPT | 3,5 / 5 | Gelb – teilweise konform | Nein | EU (Vercel, Supabase), KI-Texte über US-Anbieter | Erstes Anschreiben gratis, danach kostenpflicht… |
| 34 | Fabric | 3,8 / 5 | Rot – kritisch | Nein | USA/nicht angegeben (AWS, Cloudflare, Google) | Plus ab 8 $/Monat, Pro ab 18 $/Monat, Max ab 54… |
| 35 | Bewerbling | 3,0 / 5 | Rot – kritisch | Nein | Deutschland (Frankfurt), Datenbank EU | Kein Abo, Preise auf der Website |
Die Tabelle zeigt alle 35 eingestuften Tools, die ausführlichen Steckbriefe die ersten 10. Zu allen Tools führt der Link in der Tabelle.
1. Miro Grün – konform
Digitales Whiteboard mit KI — Brainstorming, Mind Maps und Diagramme im Team.
Datenschutz: EU-Hosting für alle Tarife, AVV automatisch, DPF und Standardvertragsklauseln, kein Modelltraining. Einschränkung: Im Free-Tarif werden anonymisierte KI-Daten standardmäßig zur Qualitätsverbesserung gesammelt, und KI-Anfragen können außerhalb der EU verarbeitet werden.
- EU-Server (Frankfurt)
- AVV verfügbar
- KI-Clustering und Zusammenfassungen
- Kann bei großen Boards langsam werden
- KI-Features nur in Business-Plan
2. Make Grün – konform
Visuelle Automatisierungs-Plattform aus Tschechien — Alternative zu Zapier mit mehr Flexibilität.
Datenschutz: Make bietet für alle Tarife eine EU-Datenzone (AWS Irland, Enterprise Frankfurt), einen AVV als Vertragsbestandteil und DPF mit Standardvertragsklauseln als Rückfallebene; Maia trainiert nicht mit Kundendaten. Einschränkung: Maia und alle OpenAI-Funktionen laufen auch bei EU-Zone in den USA, Vertragspartner ist Celo…
- EU-Server (DSGVO)
- Visueller Workflow-Builder
- Sehr günstig
- Komplexer als Zapier
- Lernkurve beim Einstieg
3. n8n Grün – konform
Open-Source Workflow-Automatisierung aus Berlin — selbst hostbar.
Datenschutz: Deutscher Anbieter mit EU-Hosting in Frankfurt für alle Cloud-Tarife, AVV inklusive und kein Training mit Kundendaten. Selbst gehostet bleiben die Daten vollständig auf der eigenen Infrastruktur.
- Self-Hosting = maximaler Datenschutz
- Open Source & kostenlos
- Berliner Unternehmen
- Braucht technisches Know-how
- Weniger Integrationen als Zapier
4. Pitch Grün – konform
Kollaborative Präsentations-Software aus Berlin mit KI-Entwürfen und Smart Templates.
Datenschutz: Deutscher Anbieter mit Hosting in Irland, öffentlichem AVV und Standardvertragsklauseln für US-Dienstleister wie OpenAI und Anthropic. Präsentationsdaten werden ausdrücklich nicht fürs KI-Training genutzt, und Admins können die KI-Funktionen abschalten.
- Made in Germany
- DSGVO-konform
- Echtzeit-Kollaboration
- KI-Features noch begrenzt
- Weniger bekannt als Canva
5. Figma AI Gelb – teilweise konform
KI-Features im Design-Tool — Auto-Layout, Text-Generierung und First Draft für Mockups.
Datenschutz: AVV und DPF plus Standardvertragsklauseln für alle Tarife, aber Content-Training ist bei Starter und Professional standardmäßig an. EU-Hosting gibt es nur im Enterprise-Tarif und nur teilweise.
- KI-First-Draft aus Prompts
- Auto-Layout und Rename
- Team-Kollaboration in Echtzeit
- USA-Server
- KI-Features noch in Beta
6. Notion Gelb – teilweise konform
All-in-One Workspace mit KI — Notizen, Datenbanken, Wikis und Projektmanagement in einem Tool.
Datenschutz: AVV, Standardvertragsklauseln und kein KI-Training mit Kundendaten. Die Daten liegen aber standardmäßig in den USA; EU-Hosting gibt es nur im Enterprise-Tarif.
- Extrem flexibles All-in-one Tool
- KI-Assistent direkt integriert
- Riesige Template-Bibliothek
- Server in USA
- Bei vielen Daten etwas langsam
7. Sprachtaste Grün – konform
Sprachtaste ist eine Diktier-App für Windows und Mac aus Deutschland. Du drückst ein Tastenkürzel, sprichst frei, und der Text erscheint dort, wo dein Cursor steht. Die App erkennt, ob du gerade eine Nachricht, eine E-Mail oder einen längeren Text schreibst, und formuliert passend. Der Server steht in Deutschland, Diktate werden nicht gespeichert und nicht für KI-Training verwendet.
Datenschutz: Server bei IONOS in Deutschland, Spracherkennung durch Mistral AI (Paris) in der EU mit Zero Data Retention, AVV nach Art. 28 für jeden beruflichen Einsatz, kein Training mit Diktaten. Keine Drittlandübermittlung der Diktate.Hintergründe findest du in der DSGVO-Checkliste für KI-Einsatz.Bewertung und EinsatzSprachta…
- Server in Deutschland, Verarbeitung in der EU
- AV-Vertrag auf der Website verfügbar
- Formatiert Diktate passend für Chat, E-Mail oder Dokument
- Nur Windows und macOS
- Pro-Preis nicht auf der Startseite genannt
8. Airtable AI Gelb – teilweise konform
Datenbank-Plattform mit KI-Feldtypen — kategorisiert, fasst zusammen und analysiert automatisch.
Datenschutz: AVV für alle Tarife (nach Unterzeichnung) und kein KI-Training. EU-Hosting gibt es aber nur im Tarif Enterprise Scale, sonst Verarbeitung in den USA.
- KI-Felder für automatische Analyse
- Flexible Datenbank-Ansichten
- Automation-Builder
- USA-Server
- Teuer ab Team-Plan
9. Asana AI Gelb – teilweise konform
Projektmanagement mit KI-Workflows — automatische Status-Updates, Aufgabenerstellung und Priorisierung.
Datenschutz: AVV, DPF und kein Training sind gegeben, die Daten liegen standardmäßig aber in den USA. EU-Datenresidenz gibt es nur mit Enterprise oder Enterprise+.
- KI-Workflows und Smart Fields
- Automatische Status-Updates
- Goals und Portfolio-Tracking
- USA-Server
- KI nur in Business+ Plan
10. ClickUp Gelb – teilweise konform
Projektmanagement mit integrierter KI — Zusammenfassungen, Texte und Automatisierung.
Datenschutz: Öffentlicher DPA mit Standardvertragsklauseln und klare Zusage, dass Workspace-Daten nicht für KI-Training genutzt werden. Eine EU-Region (AWS Irland) gibt es aber nur im Enterprise-Plan, und ClickUp AI verarbeitet Daten auch dann außerhalb der Region, teils bei US- und China-Unterauftragsverarbeitern.
- KI-Zusammenfassungen und Texte
- Alles-in-einem Projektmanagement
- Großzügiger Free-Plan
- USA-Server
- Kann überwältigend sein
Hinweis: Tools mit roter Ampel sind für personenbezogene Daten nach unserer Prüfung derzeit nicht zu empfehlen. Sie stehen wegen ihrer Funktionen in der Liste, aber nie auf den ersten drei Plätzen.
Auf den Tool-Seiten stehen teils Affiliate-Links. Sie sind dort gekennzeichnet und verändern weder die Reihenfolge noch die Bewertung.
Welches Tool für wen?
- Zusammenarbeit mit Datenschutz zuerst: Miro (digitales Whiteboard, Grün) und Pitch (Präsentationen aus Berlin, Grün).
- Automatisierung: n8n (Open Source, selbst hostbar, EU-Hosting in Frankfurt, Grün) und Make (EU-Datenzone, Grün).
- Wissen und Projekte: Notion und Airtable AI (beide Gelb: AV-Vertrag vorhanden, kein KI-Training mit Kundendaten laut unserer Prüfung).
- Design: Figma AI (Gelb). Bei den Tarifen Starter und Professional das Training mit Inhalten beachten.
Häufige Fragen
Welche KI-Tools für Produktivität sind DSGVO-konform?
Nach unserer Prüfung haben Miro, Make, n8n und Pitch eine grüne Ampel (Stand 26. Oktober 2026). Die meisten übrigen Tools stehen auf Gelb: AV-Vertrag meist vorhanden, aber Hosting in den USA oder Training in einzelnen Tarifen. Vier Tools sind rot und für personenbezogene Daten nicht zu empfehlen.
Was bedeutet die DSGVO-Ampel?
Grün: Verarbeitung in der EU (oder wählbare EU-Region bzw. lokaler Betrieb), AV-Vertrag, abgesicherte Übermittlungen und kein Training mit deinen Daten als Voreinstellung. Gelb: nutzbar mit Einschränkungen, zum Beispiel Hosting nur außerhalb der EU, AV-Vertrag nur in bestimmten Tarifen oder Training standardmäßig an. Rot: kein AV-Vertrag oder keine Grundlage für die Übermittlung. Die sechs Prüfpunkte erklären wir auf So bewerten wir.
Beeinflussen Affiliate-Links die Reihenfolge?
Nein. Die Reihenfolge ergibt sich aus Bewertung und Datenschutz-Ampel. Einige Tool-Seiten enthalten Affiliate-Links, die dort gekennzeichnet sind.
Warum fehlen manche Tools in der Liste?
Aufgenommen werden nur Tools, die wir nach den sechs Prüfpunkten eingestuft haben. Weitere Tools folgen, sobald ihre Prüfung abgeschlossen ist.